Εκκαθαριστικό και μισθωτήριο: πώς τα στέλνετε σε πελάτες στη γλώσσα τους

Για ποια ελληνικά έγγραφα ρωτούν οι πελάτες στο εξωτερικό;

Το εκκαθαριστικό εφορίας. Το εκκαθαριστικό ΕΝΦΙΑ. Το μισθωτήριο. Ο λογαριασμός ρεύματος. Τα κοινόχρηστα. Η προσφορά του υδραυλικού και, μια εβδομάδα μετά, το τιμολόγιό του.

Όλα έρχονται στα ελληνικά. Για έναν πελάτη που δεν διαβάζει ελληνικά, κάθε έγγραφο φέρνει τις ίδιες τρεις ερωτήσεις: τι είναι αυτό, πρέπει να κάνω κάτι, πόσο κοστίζει;

Έτσι κάποιος από την ομάδα σας σκανάρει το έγγραφο, το εξηγεί και απαντά στο τηλεφώνημα που ακολουθεί. Του χρόνου έρχεται ξανά το ίδιο έγγραφο, και η εξήγηση ξεκινά από την αρχή, γιατί η περσινή απάντηση έφυγε μαζί με τον συνάδελφο που την έδωσε.

Με τριάντα ακίνητα και μια ομάδα τριών ατόμων, οι ερωτήσεις αυτές πολλαπλασιάζονται. Τις απαντά όποιος από την ομάδα σας σηκώσει το τηλέφωνο εκείνη τη μέρα, και η απάντηση εξαρτάται από το ποιος θυμάται το έγγραφο.

Πώς στέλνετε ένα ελληνικό έγγραφο ώστε να το καταλάβει ο πελάτης;

1. 01

   Ανοίγετε το ακίνητο του πελάτη στο PropOS και επισυνάπτετε το έγγραφο: μέσα στη συζήτηση όπου ανήκει (για την επισκευή, για την ανανέωση του μισθωτηρίου) ή απευθείας στο Vault.

2. 02

   Το PropOS το αρχειοθετεί στο ακίνητο και γράφει μια σύντομη περίληψη στη γλώσσα του πελάτη.

3. 03

   Αν το στείλατε μέσα σε συζήτηση, ο πελάτης λαμβάνει ειδοποίηση στο κινητό του, χωρίς να εγκαταστήσει τίποτα. Ανοίγει το ακίνητο, διαβάζει την περίληψη και βλέπει δίπλα το ελληνικό πρωτότυπο.

4. 04

   Αν έχει ερώτηση, τη γράφει στην ίδια συζήτηση, στη γλώσσα του. Εσείς τη διαβάζετε στη δική σας.

Έτσι φαίνονται δύο έγγραφα από ένα ακίνητο επίδειξης:

Η περίληψη είναι το ίδιο με μετάφραση;

Όχι, και δεν είναι αυτός ο σκοπός της. Η περίληψη λέει στον πελάτη τι είναι το έγγραφο και τα βασικά του στοιχεία, όπως το ποσό. Απαντά στην πρώτη ερώτηση κάθε πελάτη: τι είναι αυτό και πόσο κάνει;

Δεν είναι επίσημη ή επικυρωμένη μετάφραση. Όταν ο πελάτης χρειάζεται επίσημη μετάφραση, απευθύνεται σε πιστοποιημένο μεταφραστή. Για όλα τα υπόλοιπα, το πρωτότυπο είναι πάντα εκεί και ανοίγει με ένα πάτημα.

Μεταφράζονται και τα μηνύματά σας;

Ναι. Γράφετε στα ελληνικά. Κάθε πελάτης διαβάζει το μήνυμά σας στη γλώσσα που επέλεξε. Απαντά στη δική του γλώσσα, και εσείς διαβάζετε την απάντηση στη δική σας.

Έτσι ένας συνεργάτης σας μπορεί το ίδιο πρωί να απαντήσει σε έναν πελάτη που διαβάζει αγγλικά, σε έναν που διαβάζει γαλλικά και σε έναν που διαβάζει εβραϊκά, χωρίς να γράψει λέξη στα γαλλικά ή στα εβραϊκά. Το ίδιο μπορεί να κάνει και ένας νέος υπάλληλος από την πρώτη του μέρα.

Σε ποια γλώσσα διαβάζει κάθε πελάτης;

Σε αυτήν που διαλέγει ο ίδιος, από τις επτά: αγγλικά, ελληνικά, γαλλικά, ισπανικά, εβραϊκά, αραβικά ή τουρκικά. Χρειάζεστε άλλη γλώσσα; Την προσθέτουμε για εσάς.

Έτσι ένας πελάτης που διαβάζει εβραϊκά βλέπει κάθε περίληψη εγγράφου και κάθε μήνυμα στα εβραϊκά. Ένας πελάτης που μένει στην Ελλάδα μπορεί να μείνει στα ελληνικά. Η ομάδα σας γράφει σε όλους στα ελληνικά, και κανείς δεν χρειάζεται να θυμάται ποιος διαβάζει τι.

Αν οι περισσότεροι πελάτες σας διαβάζουν αγγλικά, ξεκινήστε από εκεί. Όταν έρθει ένας πελάτης που διαβάζει γαλλικά ή αραβικά, για την ομάδα σας δεν αλλάζει τίποτα.

Πού μένει το έγγραφο μετά;

Στο Vault του ακινήτου. Αν το στείλατε μέσα σε συζήτηση, μένει συνδεδεμένο με αυτήν, και με ένα πάτημα επιστρέφετε σε εκείνη τη συζήτηση: γιατί στάλθηκε το έγγραφο, τι ρώτησε ο πελάτης, τι απαντήσατε.

Όταν ένας συνάδελφος αναλαμβάνει το ακίνητο, τα έγγραφα και το ιστορικό τους είναι ήδη εκεί.

Ο πελάτης σας βλέπει μόνο τα δικά του ακίνητα, με το όνομα και το λογότυπο της εταιρείας σας.