Πώς παίρνετε έγκριση για επισκευές από πελάτες στο εξωτερικό

Τι γίνεται σήμερα όταν μια επισκευή χρειάζεται το «ναι» του πελάτη;

Ο ενοικιαστής τηλεφωνεί για μια διαρροή. Χρειάζεστε υδραυλικό, και ο υδραυλικός στέλνει προσφορά στα ελληνικά. Ο πελάτης σας είναι σε άλλη χώρα, σε μια σύσκεψη ή κοιμάται.

Έτσι η έγκριση έρχεται σε μια γραμμή μηνύματος, σε ένα γρήγορο τηλεφώνημα, σε ένα «εντάξει, προχωρήστε» ανάμεσα σε άλλα. Η δουλειά γίνεται. Τρεις μήνες μετά ο πελάτης ρωτά γιατί πλήρωσε €420, και όποιος είχε πάρει εκείνο το τηλεφώνημα έχει αναλάβει άλλα ακίνητα, ή έχει φύγει.

Πολλαπλασιάστε το με τριάντα ακίνητα και μια ομάδα τριών ατόμων. Ο καθένας παίρνει εγκρίσεις με τον δικό του τρόπο, και κάθε έγκριση μένει όπου έτυχε να γίνει.

Η επισκευή έγινε σωστά. Αυτό που λείπει είναι το αρχείο.

Πώς γίνεται η έγκριση μιας επισκευής στο PropOS;

1. 01

   Ο ενοικιαστής επικοινωνεί μαζί σας, όπως σήμερα. Ο ενοικιαστής δεν κάνει τίποτα στο PropOS.

2. 02

   Ανοίγετε μια συζήτηση για την επισκευή στο ακίνητο του πελάτη και γράφετε τι συνέβη. Ο πελάτης το διαβάζει στη γλώσσα που επέλεξε στις ρυθμίσεις του.

3. 03

   Επισυνάπτετε την προσφορά ή το τιμολόγιο που χρειάζεται την έγκρισή του. Ο πελάτης λαμβάνει ειδοποίηση στο κινητό του και βλέπει το ποσό, με μια σύντομη περίληψη του ελληνικού εγγράφου.

4. 04

   Ο πελάτης πατά Approve ή κάνει μια ερώτηση στην ίδια συζήτηση. Μόλις εγκριθεί μια προσφορά, το ποσό εμφανίζεται στις προσεχείς δαπάνες, στα Financials.

5. 05

   Μετά τη δουλειά, προσθέτετε το τιμολόγιο στην ίδια συζήτηση, από την προσφορά, με ένα κλικ.

6. 06

   Η προσφορά, η έγκριση, το τιμολόγιο και κάθε μήνυμα μένουν μαζί, στο ακίνητο.

Τι πρέπει να περιέχει η συζήτηση μιας επισκευής;

Γράψτε τη έτσι ώστε ένας συνάδελφος που δεν έχει δει ποτέ το ακίνητο να μπορεί να την αναλάβει αύριο:

Χρειάζεται να συμφωνήσετε όριο έγκρισης με κάθε πελάτη;

Ναι, γλιτώνει χρόνο και στους δύο. Συμφωνήστε γραπτώς ένα ποσό: κάτω από αυτό, προχωράτε και το γράφετε στη συζήτηση της επισκευής, ώστε ο πελάτης να το δει και να λάβει ειδοποίηση· πάνω από αυτό, ρωτάτε πρώτα. Συμφωνήστε επίσης τι θεωρείται επείγον, όπως νερό που τρέχει από το ταβάνι.

Το PropOS δεν ορίζει το όριο για εσάς. Σας δίνει ένα μέρος για να ρωτήσετε, και ένα αρχείο με την απάντηση.

Τι δείχνετε στον πελάτη όταν αμφισβητεί αργότερα μια επισκευή;

Την ίδια τη συζήτηση: ποιος ανέφερε τι, την προσφορά, την έγκριση του πελάτη, το τιμολόγιο, τη φωτογραφία του παλιού σωλήνα, με τη σειρά που έγιναν.

Δεν ξαναστήνετε την ιστορία από μνήμης και δεν ρωτάτε τον έναν και τον άλλον. Ανοίγετε το ακίνητο, ανοίγετε την επισκευή, και όλη η ιστορία είναι εκεί. Ο πελάτης βλέπει την ίδια συζήτηση με εσάς.

Τι γίνεται όταν φεύγει ο συνάδελφος που χειρίστηκε την επισκευή;

Το αρχείο μένει πίσω. Ο νέος συνάδελφος ανοίγει το ακίνητο και βλέπει κάθε επισκευή: τι έγινε, τι εγκρίθηκε, από ποιον και για πόσα.

Για μια εταιρεία με τριάντα ακίνητα και μια ομάδα τριών ατόμων, το ιστορικό μένει με το ακίνητο όταν αλλάζουν οι άνθρωποι. Ένας νέος υπάλληλος διαβάζει την ιστορία κάθε ακινήτου από την πρώτη του εβδομάδα, χωρίς να ρωτά τον έναν και τον άλλον.

Ο πελάτης σας δεν βλέπει καμία διαφορά: οι απαντήσεις συνεχίζουν να έρχονται από την εταιρεία σας.